Directiesecretaresse Digitalisering & IT en Projectenbureau

Ben jij een ervaren en proactieve secretaresse met een talent voor organiseren, plannen en ondersteunen? Werk je graag in een dynamische omgeving waar je écht het verschil kunt maken? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Waar ga je werken?
Je komt te werken op het hoofdkantoor van ’s Heeren Loo in Amersfoort, op slechts vijf minuten lopen van het centraal station. ’s Heeren Loo is de grootste organisatie voor gehandicaptenzorg in Nederland. De afdeling Digitalisering & IT maakt de grote veranderingen op het gebied van digitalisering in de zorg mogelijk. Zo werken we aan Goed Leven voor onze cliënten en Mooi Werk voor onze collega’s. Het projectenbureau leidt de grote programma’s en projecten binnen ’s Heeren Loo en versterkt de veranderorganisatie van ’s Heeren Loo. Digitaliseren en de programma’s van ’s Heeren Loo raken vrijwel alle andere disciplines binnen de organisatie. Die samenwerking geven we vorm in een agile organisatievorm.

Wat ga je doen?
Binnen de afdeling Digitalisering & IT (D&I) ondersteun je de directeur D&I en de manager van het Projectenbureau, en speel je een centrale rol in het soepel laten verlopen van de dagelijkse gang van zaken. Je bent als directiesecretaresse de verbindende spin-in-het-web en verantwoordelijk voor het bijhouden van de agenda's van de directeur Digitalisering & IT en manager projectenbureau. Ook coördineer jij de voortgang van gemaakte afspraken met interne en externe contacten en verzorg jij de correspondentie. Dat doe je vanuit een natuurlijke en organisatie-sensitieve verbinding met collega’s in de hele organisatie. Je bent professioneel betrokken.

Daarnaast heb je een faciliterende rol voor complexe afspraken van collega's van D&I en het projectenbureau. Je bent het aanspreekpunt voor faciliterende (inkoop/registratie/plannings)processen binnen de afdeling. Je doorziet die processen en speelt pro-actief in op verbetermogelijkheden.

De administratieve werkzaamheden ter ondersteuning van de bedrijfsvoering (zoals reserveren van ruimtes, regelen van catering, ontvangen van bezoek en bijhouden van bijvoorbeeld roosters en verlofregistratie) zijn ook een onderdeel van jouw werkzaamheden. Je organiseert bijeenkomsten en overlegvormen, waar nodig bereid je deze voor. Je hebt een proactieve werkhouding, waarin je signaleert, bewaakt en uitvoering geeft aan actiepunten en deadlines. Je ondersteunt ook de organisatiebrede bijeenkomsten in het kader van de agile werkwijze.

Wat breng je mee?

• Je hebt een afgeronde opleiding als secretaresse of managementassistente op mbo- of hbo-niveau en minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• Je beweegt je gemakkelijk in een grote organisatie en weet je daarmee snel te verbinden
• Je bent 36 uur per week beschikbaar;
• Plannen en organiseren, daar draai jij je hand niet voor om;
• Je bent flexibel en hebt echt een hands-on mentaliteit;
• Je bent servicegericht, betrokken, enthousiast en proactief;
• Je kunt goed schakelen en prioriteren;
• Je werkt zelfstandig, kunt goed vooruitdenken en kunt goed prioriteiten stellen, ook (samen met de directeur D&I en manager projectenbureau) als het gaat om plannen van complexe afspraken;
• Je beschikt over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid;
• Je hebt kennis van MS Office (Outlook, Teams, Excel en Word) en maakt je ook andere systemen snel eigen;
• Je voelt goed aan wanneer er snel actie ondernomen moet worden en je bent integer met betrekking tot vertrouwelijke informatie;
• Samenwerken, collegialiteit en klantvriendelijkheid zijn je op het lijf geschreven.

Wat bieden wij?

• Een contract voor 36 uur per week, voor de duur van één jaar met uitzicht op vat dienstverband;
• Een brutosalaris conform de CAO Gehandicapten zorg van minimaal €2836,- en maximaal €3825,- (FWG 40) bij een fulltime dienstverband, gebaseerd op je ervaring en opleiding;
• Vanwege nieuwe CAO-afspraken wordt jouw salaris de komende periode met 4% verhoogd (per 1 mei 2026 met 2% en nog eens 2% per 1 november 2026;
• Vaste eindejaarsuitkering van 8,33%, studiekostenfaciliteiten, balansverlof naast de wettelijke vakantie-uren en een vakantietoeslag van 8%;
• Reiskostenvergoeding of een mobiliteitskaart, waarmee je gratis met het OV kunt reizen voor woon-werkverkeer en dienstreizen.

Sollicitatieprocedure
Wij vinden het belangrijk te horen wat je motivatie is om te solliciteren op deze vacature. We ontvangen daarom graag je motivatiebrief én je cv.

Voor overige vragen kun je contact opnemen met de afdeling recruitment door te bellen of appen naar Michelle Verwijs 06-44262267.